Cases de sucesso da LMCA

Case de Sucesso do Software MIS, LMCA de propriedade da empresa.

(Avaliação da empresa CBTA)

1. Objetivo.
   Avaliar como o Software MIS/LMCA é utilizado para gerenciar as atividades da manufatura e das áreas correlacionadas atende as necessidades atuais e futuras da empresa.
2. Levantamento de Dados.
   O processo de levantamento de dados foi realizado na unidade de Salto da York S.A. Indústria e Comércio. Para tal atividade foram necessárias que 7 (sete) visitas fossem realizadas. Tais visitas compreendiam em visitas em campo, e a aplicação do Diagnóstico propriamente dito. Os dados obtidos foram coletados principalmente junto à gerência e aos usuários diretos do Software MIS (LMCA), tais como Coordenador do PCP, funcionários da Manutenção, etc.
3. Análise dos Dados.
   Para a análise dos dados obtidos com a aplicação do Diagnóstico da Manufatura, as informações foram agrupadas tentando-se respeitar as áreas de interesse na qual as mesmas se enquadravam. Para tanto, pudemos identificar 11 (onze) grupos distintos. São eles:
   1. Planejamento e controle da Produção incluindo Gestão de Materiais (PCP)
   2. Gerenciamento da Qualidade
   3. Gerenciamento da Manutenção
   4. Desenvolvimento de Produtos
   5. Contabilidade e Custos
   6. Vendas
   7. Recursos Humanos
   8. Compras
   9. Expedição
   10. Recebimento
   11. Sistema Geral
4. Resultados Obtidos.
   Os resultados obtidos com a aplicação do Diagnóstico da Manufatura para as áreas acima foram os seguintes:
   1. Planejamento e Controle da Produção e Gestão de Materiais
      De uma forma geral, as necessidades da York são bem atendidas pelo Software MIS (LMCA). Os resultados obtidos com sua utilização são bastante positivos. Apesar de a empresa contar com mais de 2000 produtos diferentes sendo produzido atualmente, o índice de aderência do plano de produção é de 99,3% que é calculado dividindo-se o número de ordens atrasadas pelo número total de ordens planejadas pelo PCP. Outro benefício trazido pelo uso do Software MIS (LMCA) foi uma redução drástica no lead time de entrega dos produtos acabados de 60 dias para no máximo 12 dias. Cabe ainda ressaltar que, em muitos casos, os clientes efetuam um pedido e apesar do prazo de entrega prometido ser de no máximo 12 dias o cliente aceita entrega imediata. O que normalmente ocorre é o planejamento e a entrega antecipada deste pedido fazendo com que o índice de satisfação de seus clientes seja elevado.
      A parametrização do Software MIS (LMCA) foi realizada adequadamente permitindo boa precisão no planejamento das ordens nas diversas áreas da manufatura (emissão de “Ordens Pai” para a área de Espalmação e “Ordens Filhas” para as áreas de Misturação e Malharia). A parametrização permite ainda o gerenciamento dos pedidos dos clientes, dividindo-os de acordo com pedidos de linha e não linha. Para pedidos de Produtos Linha, o Software MIS (LMCA) agrega tais pedidos até atingir uma quantidade mínima de 500 metros, ou caso o prazo de entrega de um destes pedidos expire é então emitida uma ordem de fabricação. Caso a data de entrega expire e a quantidade vendida seja inferior a produzida, estes itens serão mantidos em estoque. Para produtos Não Linha, o Software MIS (LMCA) só aceita, pedidos acima de 500 metros.
      O Software MIS (LMCA) apresenta ainda uma ferramenta que auxiliaria o planejador do PCP a realizar o seqüenciamento das ordens de produção liberadas para execução no chão de fábrica. Tal ferramenta possibilitaria definir um plano de produção que fosse mais adequado e eficaz. Existe um projeto para fazer uso de tal ferramenta, porém o mesmo não foi ainda implantado. Quanto ao Controle de Materiais, tanto de Matéria Prima, Produto em Processo e Produto Acabado está sendo bem realizado. Com o auxílio de um código de barras, emitido na expedição de produtos, na malharia e na área de beneficiamento de algodão, e os apontamentos necessários durante a execução dos pedidos as diferenças encontradas entre os valores obtidos no Software MIS (LMCA) e inventario de materiais são mínimas e estão dentro dos padrões admissíveis da York. O Software MIS (LMCA) permite gerenciar tanto os estoques de materiais em poder da empresa quanto em poder de terceiros fornecendo mapas com valores para a análise de custos.
      Os resultados obtidos com esse cenário são evidentes. Não existem gargalos em toda a área fabril, os níveis de estoque de matéria-prima e de produtos acabados e semi-acabados foram minimizados e o nível de atendimento aos clientes foi melhorado.
      Quando uma ordem de fabricação, ou até mesmo uma ordem de compra é encerrada, o Software MIS (LMCA) permite que sejam checados os ajustes de fórmulas e levantar todos os motivos de re-processos e soluções adotadas no módulo M5.
   2. Gerenciamento do Recebimento.
      O Software MIS (LMCA), entre outras atividades é o responsável por toda a rastreabilidade, desde a matéria prima até o produto final nas transportadoras/clientes, identificando inclusive os executores das atividades. O desempenho deste módulo tem sido excelente, refletindo inclusive nos resultados obtidos nas Auditorias de Manutenção e Re-certificação do sistema da qualidade iso 9002, referente a este requisito. Tais resultados foram obtidos tanto para as ordens fechadas quanto as que estão em execução.
      Para o suporte necessário à iso 9000 existe um segundo sistema chamado celerina (microsiga), que junto com o Software MIS (LMCA) possibilita o Controle e Garantia da Qualidade dos produtos manufaturados na unidade de Salto. Dentre as atribuições deste segundo sistema está o controle de documento, tais como procedimentos e manuais da qualidade e instruções de trabalho, relatórios de testes entre outros.
      Finalizando, os o gerenciamento e os registros de calibração dos instrumentos é também realizado com o auxílio do celerina. Sua principal função é auxiliar no planejamento desta atividade. Para a definição dos índices da qualidade, tais como o Índice de Capabilidade – CpK, ou para o Controle Estatístico do Processo – CEP, são utilizados outros sistemas que junto com o MIS e celerina, permite o gerenciamento adequado da qualidade.
   3. Gerenciamento da Manutenção.
      Quanto ao Gerenciamento da manutenção, o Software MIS (LMCA) oferece muitas ferramentas que auxiliam na realização das atividades desta área.
      Quando se utilizava o módulo 5 – CRP, para se cadastrar uma nova máquina, todas as peças que fazem parte desta máquina também podem ser cadastradas. Este registro permite que o estoque destas peças possam ser gerenciados pelo controle normal de estoque, o mesmo que gerencia os estoques de matérias primas e produtos. Este controle permite que se estabeleçam níveis mínimos de estoque, Estoques de Segurança, para estas peças de acordo com sua importância.
      O Software MIS (LMCA) permite ainda o gerenciamento de ordens de serviços de manutenção, que quando fechadas e registradas no Software MIS (LMCA) possibilita a rastreabilidade da atividade e que o tempo médio entre falhas destas peças sejam estabelecidos. Tal ferramenta torna possível, que as ordens de serviços para a realização de manutenções preventivas sejam emitidas antes que o tempo médio entre falhas seja atingido de acordo os critérios parametrizados no IMAT para os grupos de máquinas. Permite ainda, de posse destas informações, preverem o desembolso de caixa para esta atividade. Alem disso, provendo o Software MIS (LMCA) com estes registros, poder-se-ia calcular com bastante precisão os custos da área de manutenção, tratar estas informações de forma a identificar as falhas mais comuns, medir o nível de eficácia do setor, nível de utilização dos recursos, entre outras análises.
   4. Desenvolvimento de Produtos
      O Software MIS (LMCA), em conjunto com a sistemática adotada para a realização desta atividade, permite um bom gerenciamento do desenvolvimento dos novos produtos e aprimoramento dos existentes. O controle é bastante eficaz, pois permite gerenciar o grande número de pessoas das mais diversas áreas envolvidas, que em conjunto trabalham em um grande número de desenvolvimentos (em torno de 1400 por ano). O Software MIS (LMCA) gera também um histórico das alterações em produtos já existentes ou dos novos desenvolvimentos, impedindo que tentativas já executadas sem sucesso sejam realizadas novamente.  
   5. Contabilidade e Custos
      Uma das grandes vantagens do Software MIS (LMCA) é o módulo de custeio que foi parametrizado para as necessidades da empresa. Ele permite calcular o custo padrão (utilizado pela área comercial para definir preço de venda dos produtos) e o custo real. Pode-se ainda comparar um com outro, e monitorar o desempenho obtido referente a contabilidade de custo. O módulo de custos permite ainda realizar simulações alterando características do produto ou processo e verificar seus impactos nos custos dos novos produtos e analisar sua viabilidade. Tal ferramenta é de fundamental importância para as áreas de Desenvolvimento de Produtos para analisar a viabilidade do desenvolvimento, área de Vendas para o estabelecimento do preço de venda para negociação com clientes e fornecedores e como ferramentas para a tomada de decisões estratégicas. O Software MIS (LMCA) apresenta ainda recursos que possibilitaria quantificar os custos das demais áreas ligadas a Manufatura, como Qualidade, Manutenção e Desenvolvimento de Produtos. Este recurso permitiria uma análise mais precisa e detalhada destas áreas e a busca de pontos de melhoria na realização de suas atividades. O Software MIS (LMCA) mantém um gráfico de hierarquia (mapa) por centro de custo dos débitos diretos e das linhas de compras e conta contábil, integrando de maneira simples e objetiva os módulos de compras, recebimento fiscal e custos.
   6. Vendas
      Toda a gestão da área de vendas é realizada sem o auxílio do Software MIS (LMCA), utilizando-se então para isso outras ferramentas ou softwares.
      Para a gestão da área de venda se faz necessário uma ferramenta que possibilitasse uma maior flexibilidade para o gerenciamento dos pedidos de clientes. É bastante comum que clientes façam um pedido em grande quantidade e, ao invés de receber toda quantidade pedida na data de entrega prometida, e solicita que este pedido seja fracionado e este seja entregue em datas diferentes. Hoje, quando o cliente deseja receber seu pedido em datas diferentes, o mesmo deve colocar um pedido para cada data e o acompanhamento das entregas prévias deve ser feito com ajuda de Planilhas Eletrônicas do Excel. Além disso, a área de vendas utiliza o Software MIS (LMCA) para gerenciar o ciclo de vida de cada produto, avaliando o comportamento das respectivas demandas de mercado. Fica sob sua responsabilidade identificar se um Produto Não Linha deve ser transformado em um Produto Linha e se sua demanda está em ascensão, ou em declínio conforme as variações provenientes do mercado consumidor.
   7. Recursos Humanos
      A gestão dos Recursos Humanos não é realizada pelo Software MIS (LMCA). Toda esta atividade é realizada com a utilização de outras ferramentas ou outros sistemas que não fizeram parte desta análise.
   8. Compras
      Quanto à gestão de ordens de compras, o Software MIS (LMCA) ao gerar a necessidade de materiais (Módulos de gestão de materiais - MRP) gera as ordens de compra quando os materiais necessários para a execução dos trabalhos não estão disponíveis em estoque e devem ser adquiridos junto aos seus fornecedores. O Software MIS (LMCA) sumariza estas ordens por item, data de compra ou por fornecedor além de definir as unidades de compra além de apresentar itens alternativos. Após a análise destas ordens, os responsáveis pelas as áreas de compras e de PCP liberam tais ordens para o módulo de cotação, que após a cotação geram os pedidos de compra que automaticamente mudam os status das necessidades de compras. O Software MIS (LMCA) trabalha ainda com linhas de compras, tipos de pedidos e outras variáveis. Este procedimento é aplicado tanto para materiais para a manufatura quanto aos utilizados na restaurante, controlando os gastos por linhas de compra.
      Ainda com referência ao módulo de compras, porem tratando agora os itens importados, o Software MIS (LMCA) controla todas as etapas de desembaraço de mercadorias no porto, possibilitando o controle destas despesas e estoques nos containeres. Os resultados obtidos foram bastante significativos, pois as porcentagens das despesas com estas atividades passaram de 45% para 35%, e em alguns casos até 25%.
   9. Expedição
      Quanto à área de expedição existe a possibilidade do Software MIS (LMCA) sugerir um plano de faturamento, que levará em consideração as datas de fabricação dos produtos ali disponíveis. O Software MIS (LMCA) dará preferência para os produtos que tiverem sido fabricados a mais tempo, ou seja, poderá ser realmente utilizado o sistema FIFO (first in, first out). Hoje o sistema não trabalha desta forma, pois quando o sistema foi parametrizado a estrutura organizacional do setor não suportaria tal procedimento.
   10. Recebimento
       Na área de recebimento o sistema celerina é responsável pela pontuação dos fornecedores, ou saf - sistema de avaliação de fornecedores, e a definição do plano de inspeção aplicável (skip lot, lote a lote, inspeção 100%, entre outros) de acordo com a classificação de cada um deles. Como já discutido o sistema é responsável pelo armazenamento dos resultados dos testes e relatórios. Tal sistema irá fazer a referencia entre o lote do fornecedor e o lote interno da York que será registrado na Nota Fiscal para que a rastreabilidade da matéria-prima seja garantida. Cabe destacar que todo o recebimento físico/fiscal é realizado pelo Software MIS (LMCA), e a partir destes apontamentos e informações permitirá que as outras e áreas, como contas a pagar ou controle de estoque, possam realizar suas funções ou funcionalidades, como rastreabilidade, possam ser obtidas. Ainda no recebimento, quando ocorre a entrada de alguns material, é verificada a consistência entre a nota fiscal e o material que está sendo entregue conforme pedido de compra. Ao se aprovar o recebimento, é dada baixa total ou parcial do pedido.
   11. Sistema Geral
       O Software MIS (LMCA) permite, com relativa facilidade, realizar as alterações constantes nos registros mestres: parametrização de processo, de produto ou de listas de materiais, deve seguir um procedimento minucioso para ser alterado, porem tal atividade é desenvolvido sem maiores dificuldades. Outro fator positivo é Interface Homem Máquina, que apesar de simples, é bem amigável e de fácil utilização. Com pouco tempo de treinamento os usuários estão aptos a utilizá-lo com muita facilidade. Alem disso, regras básicas são estabelecidas para eficiência das rotinas diárias, semanais, mensais e anuais e a reorganizações dos Bancos de Dados e re-dimensionamentos das tabelas são feitos pelo Software MIS (LMCA) de maneira inteligente e eficiente. Um ponto que deve ainda ser destacado diz respeito à documentação do Software MIS (LMCA). Todas as telas têm um “help” específico e nas telas de “Scheduling” existe um procedimento passo a passo que serve de orientação para a realização das atividades. Todos os procedimentos estão documentados, no Banco de Dados do software MIS (LMCA) no gerenciador Oracle. Para o Software MIS (LMCA) existe ainda uma metodologia específica que armazena os dados de acordo com as possibilidades de apuração do histórico do conhecimento para se ter análises do crescimento intelectual, fiscal e contábil da empresa. O Software MIS (LMCA) trata e armazena diariamente as ordens de compras, fabricações, apontamentos nos processos, apontamentos com códigos de barra, romaneios, fazendo, portanto a limpeza e otimização dos bancos de dados sem prejudicar a visão do usuário final, visto que a mesma tela pesquisa o atual e os históricos.
5. Conclusão.
   A aplicação do Diagnóstico da Manufatura evidenciou que o Software MIS (LMCA) está bem adaptado a realidade na York. É importante reforçar que melhorias poderiam ser efetuadas e o atendimento as suas necessidades poderia ser ainda maior. Pode-se evidenciar também que as práticas organizacionais e as sistemáticas adotadas para controlar e gerenciar as atividades da manufatura e das áreas a ela ligada permite que os resultados obtidos com o Software MIS (LMCA) sejam potencializados. De maneira geral o Software MIS (LMCA) permite a todos os seus usuários e grupos de trabalhos buscarem o verdadeiro conhecimento, apurar como funcionam os centros de trabalhos e sugerir o ideal para que a empresa atinja a excelência, motivar de forma esplêndida os que vão utilizar e enriquecer o Software MIS (LMCA), estabelecer e incentivar as metas diárias e envolver todos na busca do conhecimento, da organização, das mudanças e da excelência.